Control de Prim Nivel in Romania

 

Organizarea şi funcţionarea Sistemului de Control de Prim Nivel

 Sistemul naţional de control de prim nivel este organizat în conformitate cu prevederile articolului 16 “Sistemul de control“ din Regulamentul (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare, ale articolului 39 ”Sistemul Naţional de Control“ din Regulamentul (CE) nr.951/2007 al Comisiei de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr.1638/2006 privind instituirea unui instrument European de vecinătate şi de parteneriat şi ale articolului 108 “Sistemul de control” din Regulamentul (CE) nr.718/2007 pentru aplicarea Regulamentului (CE) nr.1085/2006 al Consiliului de instruire a unui instrument de asistenţă pentru preaderare (IPA) în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei prin Ordin al ministrului dezvoltării regionale şi locuinţei nr.702/09.09.2009 (în prezent Ministerul Dezvoltării Regionale şi Turismului).

 

Obiectivele Sistemului  Naţional de Control de Prim Nivel sunt: 

  • asigurarea validării cheltuielilor realizate şi declarate de partenerii români în implementarea proiectelor finanţate din programele de cooperare teritorială europeana, pentru operaţiunile sau părţile de operaţiuni puse în aplicare pe teritoriul României;
  • verificarea furnizării bunurilor şi serviciilor care fac obiectul finanţării;
  • conformitatea cheltuielilor declarate de fiecare partener român care participă la operaţiune cu regulamentele europene şi legislaţia naţională.

 In calitate de stat membru al Uniunii Europene, România a optat pentru un Sistem Naţional de Control de Prim Nivel Centralizat, stabilit prin Ordinul Ministrului Dezvoltării, Lucrărilor Publice şi Locuinţelor (actual Ministerul Dezvoltării Regionale şi Turismului ) nr. 702/2009.

Structura care îndeplineşte rolul de Sistem naţional de control de prim nivel este Serviciul de control de prim nivel din cadrul Direcţiei Generale de Coordonare a Activităţii în Teritoriu şi dispune de controlori de prim nivel, în fiecare Unitate Teritorială a MDRT din cele 8 Regiuni de Dezvoltare ale României.

 Domeniul de aplicare al controlului de prim nivel include verificarea eligibilităţii tuturor cheltuielilor realizate în cadrul proiectelor/activităţilor în implementarea Programelor de Cooperare Teritorială Europeană.

Metodologia de desfăşurare a controlului de prim nivel

Prin verificările efectuate, conform prevederilor alineatului 2 articolul 13 din Regulamentul CE nr.1828/2006, controlorii de prim nivel se vor asigura că declaraţia cheltuielilor este conformă cu realitatea, că produsele sau serviciile au fost furnizate în conformitate cu decizia de aprobare, că solicitările de rambursare din partea beneficiarului sunt corecte şi că operaţiunile şi cheltuielile se conformează regulilor şi prevederilor comunitare şi celor naţionale. Aceste verificări vor include procedurile de evitare a finanţării duble a cheltuielilor prin alte programe finanţate din fonduri europene sau naţionale şi cu alte perioade de programare.

 

Verificarea proiectelor de către controlorii de prim nivel a aspectelor administrative, tehnice, financiare şi fizice presupune:

a) verificarea administrativă – controlorii de prim nivel urmăresc în principal existenţa şi forma documentelor solicitate prin ghidurile elaborate de AM/ACM/AN, legislaţia comunitară şi naţională precum şi valabilitatea documentelor supuse controlului de prim nivel (de exemplu: data documentului ce trebuie sa corespundă cu perioada de raportare);

b) verificarea financiară - controlorii de prim nivel verifică dacă sumele prevăzute în bugetul proiectului au fost cheltuite corect si cheltuielile efectiv realizate

c) verificarea tehnică şi fizică – controlorii de prim nivel verifică cu ocazia desfăşurării controlului la faţa locului dacă datele cuprinse în documentele de raportare  elaborate şi transmise de către beneficiarul proiectului sunt corecte, dacă produsele şi serviciile au fost furnizate şi dacă sunt folosite pentru activităţile proiectului aşa cum sunt descrise în documentaţia proiectului.

Verificările se realizează de către controlorii de prim nivel, la solicitarea beneficiarilor de AT/partenerilor români în proiecte, pentru validarea cheltuielilor. Solicitarea de control de prim nivel trebuie transmisă,  în termen de 15 zile calendaristice de la finalizarea perioadei de raportare, dacă nu se specifică altfel în manualele programelor.

Pentru detalii privind controlul de prim nivel, va rugam sa contactati: 

 

Directia Generala pentru Coordonarea Activitatii in Teritoriu

Tel: +40372 111 936

Fax:+40372 111 376

Theodora Muceanu

Director General

theodora.muceanu@mdrt.ro

 

 



Partenerii romani implicati in proiectele finantate in cadrul Programului de Cooperare Transnationala Sud-Estul Europei trebuie sa solicite efectuarea controlului de prim nivel astfel incat validarea cheltuielilor efectuate in perioada de raportare sa poata fi realizata, conform regulamentelor in vigoare, in termen de 2 luni de la sfarsitul perioadei de raportare. Astfel este recomandabil ca, in termen de maximum 15 zile caledaristice de la sfarsitul perioadei de raportare,  sa transmiteti solicitarile de control, in felul acesta controlorii de prim nivel putand sa  programeze vizitele la fata locului si sa finalizeze controlul in timp util .


In perspectiva efectuării controlului de prim nivel veti avea in vedere următoarele :


1. Va rugam sa aveti in vedere ca procedura de control de prim nivel a unui proiect poate dura pana la 30 de zile lucratoare, sau mai mult, in situaţia in care sunt necesare clarificari.


1. Solicitarea de efectuare a controlului de prim nivel (Anexa 2.1) se va transmite d-nei Theodora Muceanu, Director general - Coordonator al sistemului national de control de prim nivel, prin fax la nr 0372111376 si email la adresa: theodora.muceanu@mdrt.ro,


2. Lista cheltuielilor efectuate Anexa 2.2_2.3  si Partner Progress Report se vor completa si se vor transmite, intr-o prima faza, in format electronic. In  Anexa 2.2._2.3 descrierea cheltuielilor va fi preluata din PPR in limba engleza.


3. Controlorii de prim nivel desemnati vor decide modalitatea de control, in sensul ca pot solicita transmiterea Dosarului Documentelor justificative la sediul Unitatii Teritoriale, urmand ca ulterior sa desfasoare vizita la fata locului sau pot decide ca procedura de control sa se desfasoare doar la fata locului, respectiv la locul de implementare al proiectului.


4. Dosarul documentelor justificative, pe care-l veti transmite/preda spre verificare controlorilor,  trebuie sa cuprinda si sa indeplineasca urmatoarele conditii :


-       sa fie in 1 sau 2 (doua) exemplare (functie de cum se solicita de catre controlori)

-       fiecare dosar sa aiba opis ;

-       fiecare pagina din Dosarul documentelor justificative va fi numerotata si semnata de catre managerul de proiect, iar documentele atasate in copie vor purta stampila „conform cu originalul";

-       din dosarele de achizitii publice: nota justificativa privind stabilirea valorii estimate, nota justificativa privind alegerea criteriului de atribuire, studiul de piata/ ofertele alternative/ extras din SEAP, caietul de sarcini/ termeni de referinta, contractul/ factura (inclusiv detalierea cheltuielilor efectuate, daca este cazul). Dosare de achizitii publice vor fi verificate in original, la fata locului, de catre controlori si nu se vor prelua in copie, decât in cazul in care controlorul considera necesar ;

-      Documentele se vor aseza in ordinea liniilor bugetare, delimitate cu separatoare:


1.     Costuri de personal

2.     Costuri administrative

3.     Costuri pentru transport şi cazare

4.     Costuri pentru expertiză externă

5.     Costuri pentru echipamente

6.     Costuri pentru investitii la scara redusa

7.     Taxe financiare si costuri de garantie


Ordinea asezarii documentelor in dosare:

a)     Solicitarea de efectuare a controlului de prim nivel - Anexa 2.1, inregistrata, semnata si stampilata;

b)     Lista cheltuielilor efectuate - Anexa 2.2, semnata si stampilata :

-       Inregistrarea cheltuielilor in Anexa 2.2. si in PPR (Partner Progress Report):  fiecare cheltuiala trebuie sa apara pe o linie distincta a tabelului avand un sigur document de plata ca justificare;


c)     Anexa 4.1 Declaratie pe proprie raspundere - ajutor de stat, dubla finantare si respectarea principiului egalitatii de sanse, a protejarii mediului inconjurator si daca proiectul a generat venituri; 

d)     Anexa 4.2 Declaratie pe proprie raspundere privind TVA 

e)     Anexa 4.3 Declatie pe propria raspundere privind timpul de lucru

f)      documentele justificative, asezate in ordinea in care sunt prezentate in Anexa 2.2. cheltuielile la care se refera si delimitate cu separatoare

g)     pista de audit, daca au intervenit modificări


Documentele generale ale proiectului: contractul de finantare, acordul de parteneriat, bugetul, planul de activitati (work plan), previziunea platilor (payment forecast) vor fi puse la dispozitia controlorilor, in copie, doar la prima solicitare de control, ulterior doar daca au suferit modificari

 


Documente atasate

Anexa_2.1_-_Solicitare_efectuare_control_de_prim_nivel_1.doc    Anexa_2.2_2_.3_-_SEE_1.xls    Instructiuni_de_completare_a_Anexei_2_2_2._SEE_1.doc    Anexa_3.5-_Proces_verbal_de_predare-primire_1.doc    Anexa_4.1_-_Declaratie_pe_propria_raspundere_1.doc    Anexa_4.2_-_Declaratia_pe_propria_raspundere_a_beneficiarului_privind_TVA_1.doc    Anexa_4_3_Declaratie_timp_maxim_efectiv_lucrat1.doc    PPR_Empty_v3_260220101.xls    Timesheet_SEE1.xls