DOCUMENTE NECESARE SOLICITARII EFECTUARII CONTROLULUI DE PRIM NIVEL IN ROMANIA

Partenerii romani implicati in proiectele finantate in cadrul Programului de Cooperare Transnationala Sud-Estul Europei trebuie sa solicite efectuarea controlului de prim nivel astfel incat validarea cheltuielilor efectuate in perioada de raportare sa poata fi realizata, conform regulamentelor in vigoare, in termen de 2 luni de la sfarsitul perioadei de raportare. Astfel este recomandabil ca, in termen de maximum 15 zile caledaristice de la sfarsitul perioadei de raportare, sa transmiteti solicitarile de control, in felul acesta controlorii de prim nivel putand sa programeze vizitele la fata locului si sa finalizeze controlul in timp util .

In perspectiva efectuării controlului de prim nivel veti avea in vedere următoarele :

1. Va rugam sa aveti in vedere ca procedura de control de prim nivel a unui proiect poate dura pana la 30 de zile lucratoare, sau mai mult, in situaţia in care sunt necesare clarificari.

1. Solicitarea de efectuare a controlului de prim nivel (Anexa 2.1) se va transmite d-nei Theodora Muceanu, Director general - Coordonator al sistemului national de control de prim nivel, prin fax la nr 0372111376 si email la adresa: [email protected],

2. Lista cheltuielilor efectuate Anexa 2.2_2.3 si Partner Progress Report se vor completa si se vor transmite, intr-o prima faza, in format electronic. In Anexa 2.2._2.3 descrierea cheltuielilor va fi preluata din PPR in limba engleza.

3. Controlorii de prim nivel desemnati vor decide modalitatea de control, in sensul ca pot solicita transmiterea Dosarului Documentelor justificative la sediul Unitatii Teritoriale, urmand ca ulterior sa desfasoare vizita la fata locului sau pot decide ca procedura de control sa se desfasoare doar la fata locului, respectiv la locul de implementare al proiectului.

4. Dosarul documentelor justificative, pe care-l veti transmite/preda spre verificare controlorilor, trebuie sa cuprinda si sa indeplineasca urmatoarele conditii :

- sa fie in 1 sau 2 (doua) exemplare (functie de cum se solicita de catre controlori)

- fiecare dosar sa aiba opis ;

- fiecare pagina din Dosarul documentelor justificative va fi numerotata si semnata de catre managerul de proiect, iar documentele atasate in copie vor purta stampila „conform cu originalul";

- din dosarele de achizitii publice: nota justificativa privind stabilirea valorii estimate, nota justificativa privind alegerea criteriului de atribuire, studiul de piata/ ofertele alternative/ extras din SEAP, caietul de sarcini/ termeni de referinta, contractul/ factura (inclusiv detalierea cheltuielilor efectuate, daca este cazul). Dosare de achizitii publice vor fi verificate in original, la fata locului, de catre controlori si nu se vor prelua in copie, decât in cazul in care controlorul considera necesar ;

- Documentele se vor aseza in ordinea liniilor bugetare, delimitate cu separatoare:

1. Costuri de personal

2. Costuri administrative

3. Costuri pentru transport şi cazare

4. Costuri pentru expertiză externă

5. Costuri pentru echipamente

6. Costuri pentru investitii la scara redusa

7. Taxe financiare si costuri de garantie

Ordinea asezarii documentelor in dosare:

a) Solicitarea de efectuare a controlului de prim nivel - Anexa 2.1, inregistrata, semnata si stampilata;

b) Lista cheltuielilor efectuate - Anexa 2.2, semnata si stampilata :

- Inregistrarea cheltuielilor in Anexa 2.2. si in PPR (Partner Progress Report): fiecare cheltuiala trebuie sa apara pe o linie distincta a tabelului avand un sigur document de plata ca justificare;

c) Anexa 4.1 Declaratie pe proprie raspundere - ajutor de stat, dubla finantare si respectarea principiului egalitatii de sanse, a protejarii mediului inconjurator si daca proiectul a generat venituri;

d) Anexa 4.2 Declaratie pe proprie raspundere privind TVA

e) Anexa 4.3 Declatie pe propria raspundere privind timpul de lucru

f) documentele justificative, asezate in ordinea in care sunt prezentate in Anexa 2.2. cheltuielile la care se refera si delimitate cu separatoare

g) pista de audit, daca au intervenit modificări

Documentele generale ale proiectului: contractul de finantare, acordul de parteneriat, bugetul, planul de activitati (work plan), previziunea platilor (payment forecast) vor fi puse la dispozitia controlorilor, in copie, doar la prima solicitare de control, ulterior doar daca au suferit modificari

Descarcari Descarca "Instructiuni_de_completare_a_Anexei_2_2_2._SEE_.doc" Descarca "Timesheet_SEE.xls" Descarca "Anexa_3.5-_Proces_verbal_de_predare-primire_.doc"